كيفية الترحيب بالموظف الجديد وتأهيله بطريقة احترافية: وما هو دور برنامج الالتحاق بالعمل؟

تسعى فرق الموارد البشرية  إلى تطوير استراتيجيات فعالة في استقطاب المواهب واستبقائها في ظل التطورات المستمرة في سوق العمل، وإيجاد طرق مبتكرة وفعالة لاستقطاب الموظفين الجدد يعد تحديًا أساسيًا لنجاح أي شركة، لذلك، يتعين على الشركات تبني أساليب متطورة وفريدة لاستقبال الموظفين الجدد، ويجب أن تتخذ هذه العملية طابعًا احترافيًا وتبرز فيها ثقافة الشركة بشكل فعال، بالإضافة إلى ذلك، ينبغي أن تكون عملية تأهيل الموظف الجديد سلسة ومحفزة، لبناء روح الفريق وتعزيز الولاء للشركة.

الاستقبال الفعّال يشمل الترحيب بالموظف الجديد به وإظهار الاهتمام والتقدير تجاهه، وتوفير بيئة عمل تشجع على التعلم والنمو المستمر، بناءً على ذلك، يجب على الشركات الاستثمار في برامج تدريبية متقدمة وتوفير فرص تطوير مهني تناسب احتياجات وطموحات الموظفين الجدد، يجب أن يكون الترحيب بالموظف الجديد تجربة إيجابية تعكس روح الابتكار والاهتمام الحقيقي بتطوير الموارد البشرية في الشركة. في هذه المدونة نقدم لك أفضل الخطوات العملية للترحيب بالموظف الجديد وإعداده.

كيف يمكن الترحيب بالموظف الجديد؟

إن الطريقة التي يبدأ بها الموظفون الجدد في الشركة يومهم الأول حاسمة جدًا، حيث يمكن أن تؤثر بشكل كبير على أدائهم والمساهمات التي يقدمونها للشركة، بالإضافة إلى مدة بقائهم في الشركة لاحقًا.

تتضمن الاستراتيجيات التي يمكن اتباعها لتحقيق نجاح عملية التأهيل والترحيب بالموظفين الجدد عدة جوانب أساسية، منها توفير بيئة شفافة وداعمة تسهم في التواصل الفعال بين الشركة والموظفين الجدد، وكذلك توفير الدعم والتوجيه اللازم لهم خلال مرحلة التأهيل، كما يمكن تنفيذ برامج تدريبية مخصصة تهدف إلى توجيه الموظفين الجدد وتمكينهم من تحقيق أقصى استفادة من خبراتهم السابقة وتطوير مهاراتهم الجديدة في الشركة الجديدة خاصة في ظل أتمتة مهام الموارد البشرية.

يمكننا ذكر أهم خطوات الترحيب بالموظف الجديد:

أرسل رسالة ترحيب عبر البريد الإلكتروني 

يعد الترحيب بالموظف الجديد في الفريق خطوة أساسية لضمان اندماجه بسلاسة في بيئة العمل، وعادةً ما يتوقع الموظفون الجدد الحصول على ترحيب رسمي في يومهم الأول، لكن وللابتعاد عن النمطية يمكن الاستباق وتقديم ترحيب مميز مسبق تظهر فيه قيم الفريق واحترام كل فرد فيه.

تشمل رسالة الترحيب عبر البريد الإلكتروني توضيح محتوى الوظيفة والمسؤوليات المتوقعة، بالإضافة إلى التأكيد على توفير الدعم والمساعدة في أي وقت. كما يمكن توضيح القيم والثقافة المؤسسية والتوجيهات العامة المتعلقة بساعات العمل وسياسات الشركة.

من خلال رسالة الترحيب، تهدف الشركات إلى توفير بيئة مرحبة وداعمة تساعد الموظف الجديد على الاندماج بسرعة وتحقيق أقصى استفادة من تجربته في الشركة وتعزيز خطة إدارة المواهب.

قدّم وجبة طعام ترحيبية

في اليوم الأول للموظف الجديد يمكنك جمع الفريق لتناول الإفطار أو الغداء كفرصة لتقديم موظفك الجديد لأعضاء الفريق أو للشركة بأكملها، يمكن بإرسال دعوة للمدعوين للانضمام في غرفة الاستراحة أو في أي مكان آخر مناسب للتعرف على الموظف الجديد. بعد ذلك، احرص على قضاء الوقت معه وتشجعه على بناء العلاقات. 

وفي حال الانضمام عن بعد يمكن تنظيم ذلك  باستخدام Zoom أو البرامج الأخرى المشابهة. استخدم استبيانًا قبل الاجتماع لتشجيع الجميع على مشاركة بعض المعلومات الأساسية حول أنفسهم لتعزيز التواصل وبناء العلاقات بين الأعضاء الجدد والقدامى في الفريق.

 قم بإعداد عملية التدريب

بالإضافة إلى إرسال بريد إلكتروني ترحيبي لموظفيك الجدد، يجب عليك أن تبدي لهم استعدادك واهتمامك بمساعدتهم في بداية رحلتهم التدريبية من خلال البريد الإلكتروني، يمكنك أيضًا توضيح كيفية تحسين مشاركتهم في فريق العمل ودورهم الحيوي في نجاح المؤسسة.

ينبغي لك أولاً إعداد برنامج تدريب شامل يتناسب مع احتياجات الموظف الجديد ويسهل اندماجه في البيئة العملية ويعزز الرضا الوظيفي، بحيث يشمل ذلك تحديد المهارات والمعرفة التي يحتاجها الموظف الجديد للنجاح في دوره، وتقديم التوجيه والدعم اللازمين له.

علاوة على ذلك، ينبغي عليك تأمين جميع المستندات والوثائق اللازمة للموظف الجديد في أقرب وقت ممكن قبل بداية عمله، ذلك يتضمن بطاقة الدخول وتصريحات الوصول، فضلاً عن جميع المعدات والأدوات التقنية اللازمة لتنفيذ واجباته بكفاءة. تنظيم هذه اللوازم بدقة ومهنية، سيشعر الموظف الجديد بالترحيب والاستقبال الحار، مما يعزز رغبته في تقديم أفضل ما لديه والمساهمة في نجاح الفريق والمؤسسة بشكل عام.

أرسل خطة واضحة للأيام المقبلة

يمكنك إرسال وثيقة توضيحية للموظف الجديد أو جدول قبل يوم بدء عمله في المكتب، وتضمن أهدافًا لأول ٣٠ و٦٠ و٩٠ يومًا وتاريخ البدء بوضوح، كما يمكنك تضمين معلومات عن الاجتماعات التدريبية والاجتماعية المقبلة وروابط للأدوات والحسابات الضرورية مثل Slack، كما يمكنك مشاركة سياسات الشركة ومعلومات الاتصال بقادة الفريق والموارد البشرية. هذا الجدول يوضح للموظف المشاريع المستقبلية ويوجه الموظف الجديد في مساره الجديد بالشركة، كما يمكن المدراء من المتابعة والتقييم بشكل أفضل.

كن متاحًا لتقديم الدعم

في بداية التوظيف، يجب عليك الاستعداد لضم موظفين جدد إلى فريق عملك، وتأكيد أنهم جاهزون لتنفيذ مهامهم بكفاءة، لمنهم كذلك بحاجة إلى وقت للتأقلم والتعلم، فمن الطبيعي أن يواجه الموظفون الجدد تحديات في فهم العمل والمفاهيم الأساسية، وقد يحتاجون إلى بعض الوقت لتطبيق مهاراتهم الجديدة وهذا يستدعي أن تكون مرنًا ومتسامحًا خلال هذه الفترة التعليمية ومتفهمًا وصبورًا، وتستجيب لجميع استفساراتهم بكفاءة وتوفير التوجيه والدعم اللازم لهم لتجاوز التحديات، بالإضافة إلى ذلك، عليك أن تشجع الموظفين الجدد على طرح الأسئلة والاستفسارات.

لماذا يعدّ  برنامج الالتحاق بالعمل EVA-Board مهمًا للشركات؟

بدون عملية الإعداد الملائمة، يحدث تدهور في معدل دوران الموظفين وتراجع في الإنتاجية، مما يتسبب في تكاليف مالية هائلة للشركات كل عام، وعندما تتبنى الشركة عملية إعداد مميزة، فإن الاحتمالية الكبيرة هي بقاء ٦٩٪ من موظفيها لمدة لا تقل عن ٣ سنوات.

ومع ذلك، يمكن لبرنامج الالتحاق بالعمل أن يقدم فرصة فريدة للشركات لمساعدة الموظفين الجدد على الاندماج بسلاسة وتحقيق النجاح في مواقعهم الجديدة.

 لذلك تم إنشاء برنامج الالتحاق بالعمل EVA-BOARD وهو برنامج مخصص لتوفير عملية توجيه سلسة وبسيطة تشمل الترحيب بالموظف الجديد وتقديمه لأعضاء الفريق وتعريفهم على ثقافة الشركة وسياساتها وتأهيله وإعداده من خلال منصة واحدة، وتوفير مرجع مركزي للإرشاد والاستفادة.

EVA-BOARD يمكنك من تحسين تجربة عدد لا نهائي من المرشحين من خلال الترحيب بالموظفين الجدد وتأهيلهم للعمل قبل اليوم الأول ومن مكان واحد:

• تقييم فعالية ونجاح الخطط المُستخدمة في عملية التأهيل: تحليلات وتقارير متقدمة تظهر أدائك خلال عملية التأهيل.
• سهولة إلحاق عدد كبير من الموظفين الجدد بالعمل دفعة واحدة: توفير تجربة تأهيل مخصصة وسلسة لكل مرشح مع إمكانية إلحاق عدد لا نهائي من  الأعضاء الجدد في الفريق بسرعة.
• استبيانات قابلة للتخصيص للموظفين الجُدد: جمع الملاحظات والآراء عبر استبيانات مخصصة لتوفير تجربة استثنائية للمرشحين وتحسين عمليات التأهيل المستقبلية.
• تنظيم خطط سير عمليات التأهيل بالتوافق مع متطلبات الوظائف: تقديم تجربة تأهيل مخصصة لكل موظف جديد يتناسب مع متطلبات ومسؤوليات وظيفته.
• تفويض المهام في عمليات التأهيل للموظفين المناسبين: استخدام التقنيات الرقمية لتبسيط وتسريع المهام الروتينية لفريق العمل وتوزيع الأدوار بشكل تلقائي.
• جمع التواقيع الإلكترونية بسهولة خلال عملية التأهيل: تسهيل عملية إجراءات التوقيع والموافقة على الطلبات لتجنب التأخير عبر إرسال الوثائق التي والمستندات وجمع التواقيع الإلكترونية قبل بدء العمل.

يمكن القول أنّ عملية الإعداد تعد حجر الزاوية في نجاح الشركات، حيث تضمن تأقلم الموظفين مع مهامهم الجديدة، وفلسفة الشركة، وتوجيهاتها الرئيسيةـ بالإضافة إلى ذلك، يتعاون الموظفين في عملية الإعداد  بما ينشئ روح قوية للفريق ويسهم في الحفاظ على الموظفين الجدد وإبقائهم ملتزمين بنجاح الشركة، اعرف أكثر عن برنامج EVA-BOARD واطلب عرض توضيحي الآن!

المؤلف