٧ أسباب تدفع أي منشأة سعودية لاستخدام نظام تتبع المتقدمين ATS حسب رؤية ٢٠٣٠

تسعى المملكة العربية السعودية وفقًا لرؤية ٢٠٣٠ إلى تحقيق مجتمع حيوي واقتصاد مزدهر، من خلال إيجاد بيئة ملائمة للنموّ، وتمكين المواطنين وأصحاب العمل، ورعاية المواهب، وتعزيز الاستثمارات، واستغلال الإمكانيات الضخمة المتاحة في البلاد، علاوة على توفير بيئة تنافسية جاذبة ومفتوحة للأعمال، بهدف بناء اقتصاد عالمي يعزز روح الريادة، وتعزيز فرص الاستثمار، ولقد عملت المملكة جاهدة لتحقيق التحوّل الرقمي كأبرز أهداف الرؤية السامية في جميع المجالات خاصةً في مجال الاستقطاب الوظيفي.

ولتحقيق هذه البيئة التنافسية بشكل فعلي تهدف المنشآت السعودية بدورها في مختلف القطاعات لاستقطاب أفضل الكفاءات التي تمكنها من رفع تنافسيتها، واستخدام أحدث التقنيات والأدوات التكنولوجية التي تسهّل مهام إدارة الموارد البشرية بما يتماشى مع رؤية المملكة، فكيف تستطيع هذه المنشآت  اختيار أفضل المواهب ومتابعة الطلبات وتأهيل المرشحين بكفاءة ترقى إلى مستوى التنافس العالي، خاصةً وأنّ عملية الاستقطاب الوظيفي تتطلب وقتًا وجهدًا كبيرين من مسؤولي التوظيف وقسم الموارد البشرية؟

الطريقة الأمثل هي في اعتماد نظام تتبع المتقدمين أو ما يعرف بالـ ATS ؛ وهو نظام مصمم خصيصًا لمساعدة المنشآت الكبيرة على أتمتة كافة مراحل التوظيف وتتبع المتقدمين للوظائف، لذلك سنتعرف في هذه المقالة على دور هذا النظام في تمكين الشركات من مواكبة رؤية ٢٠٣٠ وكيفية اختيار النظام الأفضل حسب متطلبات كل شركة.

ما هو نظام تتبع المتقدمين ATS؟

نظام تتبع المتقدمين ATS هو نظام مؤتمت بالكامل يتولى مهام مسؤولي التوظيف بدءًا من نشر إعلان الوظائف وحتى توظيف المرشحين المحتملين وتأهيلهم ومتابعتهم، ويشمل ذلك جمع السير الذاتية وفرزها بتقنية الذكاء الاصطناعي للحصول على القوائم المختصرة للمرشحين الأكثر مطابقة لمتطلبات كل وظيفة شاغرة، وتتبّع حالة كل مرشح خلال العملية وجدولة المقابلات وإرسال رسائل البريد الإلكتروني بصورة تلقائية.

هذه الميزات تمكّن مسؤولي التوظيف من توفير الوقت اللازم في فرز المتقدمين الأكثر كفاءة واستبعاد غير المؤهلين منهم.

كيف يعمل نظام تتبع المرشحين بطريقة فعالة؟

يقوم نظام تتبع المتقدمين بجمع جميع السير الذاتية وتخزينها في قاعدة بيانات قابلة للوصول من قِبل المختصين أو مسؤولي التوظيف بما يسمح لهم البحث والفرز في السير الذاتية باستخدام عدة طرق وفقًا للنظام المستخدم في المنشأة، وتشمل هذه الطرق:

ويمكن توضيح ذلك بخطوات متتابعة كالآتي:

• جمع وتخزين معلومات المرشحين:

يقوم النظام المدعوم بالذكاء الاصطناعي بجمع معلومات المرشحين وبياناتهم، وأهمّها السير الذاتية بشكل تلقائي بمجرد تقديمهم على الشاغر الوظيفي وتخزينها في قاعدة بيانات مركزية.

• عرض الطلبات:

يقوم النظام بعرض طلبات المتقدمين بطريقة سهلة الوصول لمسؤولي التوظيف على اختلاف أماكنهم ومواقعهم عبر منصة واحدة وتمكينهم من الاطلاع على طلبات الوظائف المحددة واستعراض مهارات المرشحين ومؤهلاتهم.

• البحث عن الكلمات الرئيسية:

يدعم النظام خاصية البحث عن الكلمات الرئيسية في السير الذاتية ومطابقتها مع الكلمات الرئيسية التي حددها فريق التوظيف بالفعل، حيث يمكن لمسؤولي التوظيف تحديد مصطلحات معينة لتسهيل استعراض المرشحين الذين يتناسبون بشكل كامل مع متطلبات الوظيفة.

• تصفية السير الذاتية:

يقوم النظام بمقارنة السير الذاتية بمتطلبات كل وظيفة ووصفها الوظيفي، ثم يتم تصنيف المرشحين بناءً على تطابق سيرهم الذاتية مع متطلبات الوظيفة.

٧ أسباب تدفعك للاستفادة من  نظام تتبع المتقدمين ATS

هناك ميزات ودوافع عدة تجعل من نظام تتبع المتقدمين وسيلة مميزة لتحقيق رؤية ٢٠٣٠ للشركات فيما يخص تبسيط عملية الاستقطاب الوظيفي وتوفير الوقت والمال، وتسهيل العثور على أفضل المرشحين، ومنها:

نشر الوظائف الشاغرة بكل سهولة

غالبًا ما يواجه فريق الموارد البشرية ومسؤولي التوظيف تحديات في نشر إعلانات الوظائف على مواقع ومنصات التوظيف المختلفة لضمان وصول الإعلان للمرشح المناسب، وهذا ما كان يتطلب جهدًا ووقتًا كبيرين على الفريق ومعرفة وإلمام بهذه المنصات الشهيرة، لذلك فإنّ الحل الذي يقدمه نظام تتبع المتقدمين هو التكامل العالمي مع منصات ووكالات التوظيف خارج المملكة العربية السعودية لتمكين مسؤول التوظيف من نشر عددٍ لا نهائي من إعلانات الوظائف بنقرات زر فقط ودون الحاجة لدفع تكاليف إضافية.

إنشاء صفحة توظيف مخصصة للعلامة التجارية

في كثير من الأحيان، لا يتم استغلال صفحات التوظيف الخاصة بالشركات بالشكل المطلوب، بالرغم من أهميتها في تعزيز هوية الشركة وعلامتها التجارية، لذلك، توفر أنظمة تتبع المتقدمين الاحترافية إمكانية إنشاء صفحة توظيف جذابة تتيح للمرشحين معرفة المزيد عن الشركة وثقافتها وقيمها قبل تقديم المرشحين، وتسمح لك بتعزيز علامتك التجارية بطريقة أفضل مقارنةً بمواقع ولوحات التوظيف العامة.

قاعدة بيانات مركزية

في العديد من الحالات، يقوم موظفو قسم الموارد البشرية في الشركات بأداء مهام متعددة وإدارة مجموعة متنوعة من البيانات، لكن الأمر قد يشكل تحديًا في حالة زيادة نمو الأعمال وزيادة نطاق العمل وأعداد المرشحين، بدلاً من ذلك، يمكن استخدام نظام تتبع المرشحين  لإنشاء قاعدة مركزية لتخزين وإدارة معلومات المرشحين في مكان واحد، ومن أجل اتخاذ قرارات توظيف أفضل تتيح أفضل أنظمة تتبع المتقدمين مشاركة بيانات المرشحين وملفاتهم على مستوى الفروع المختلفة مما يعزز عملية التواصل والتعاون بين أعضاء الفريق.

فلترة تلقائية للسير الذاتية

في ميزة استثنائية تقدمها أنظمة تتبع المتقدمين لمسؤولي التوظيف في المنشآت الكبيرة فقد قلّلت من الضغط الكبير الذي يقع عليهم في مهمة الفلترة الأولية للسير الذاتية لغايات استبعاد المرشحين غير المؤهلين للوظيفة الشاغرة؛ خاصة في حال كان هناك آلاف من طلبات التوظيف المقدمة والتي يجب على فريق الموارد البشرية فرزها في مدة زمنية قصيرة.
توفر أغلب أنظمة تتبع المتقدمين تكاملًا مع تقنيات الذكاء الاصطناعي يمكّن مسؤول التوظيف من اختيار المعايير التي يرغب بوجودها لدى المرشح المؤهل للوظيفة، حيث يقوم الذكاء الاصطناعي بإجراء مسح تلقائي لكل سيرة ذاتية وتحديد مدى مطابقتها للمعايير المحددة مسبقًا وعليه يقدم قائمة مختصرة بالمرشحين الأكثر تطابقًا مع متطلبات الوظيفة، هذه الميزة تختصر وقت الفلترة اليدوية وتضمن لمسؤول التوظيف اختيار المرشح الأكثر كفاءة.

نماذج جاهزة للبريد الإلكتروني

توفر أنظمة تتبع المتقدمين نماذج جاهزة للبريد الإلكتروني ووصف الوظائف المختلفة وهي متاحة لاستخدام مسؤولي التوظيف، بحيث يسهل تخصيصها بما يتناسب مع احتياجات كل منشأة وهوية التوظيف لديها، هذا يوفر على مسؤولي التوظيف في المنشأة الوقت الذي يقضونه في إعداد الوصف الوظيفي لكل وظيفة شاغرة أو كتابة بريد إلكتروني لكل مرشح في مراحل التوظيف المختلفة.

رقمنة إرسال الرسائل وجدولة المقابلات

نظام تتبع المتقدمين يمكّن قسم الموارد البشرية من متابعة حالة كل مرشح في كل مرحلة من مراحل التوظيف، ويشمل ذلك أتمتة وجدولة إرسال رسائل البريد الإلكتروني للمتقدمين ومسؤولي التوظيف في كل مرحلة وعند اتخاذ أي إجراء كتقديم الطلب أو قبول مرشح أو رفضه أو التأهل لمرحلة أخرى، وبشكل تلقائي بالكامل كما يمكّن نظام تتبع المتقدمين من تنسيق مواعيد المقابلات الشخصية بين فريق التوظيف والمرشحين في جدول زمني ويرسل إشعارات تذكيرية تلقائية قبل موعد المقابلة.

عدم التحيز في عملية اختيار المرشحين

قد تتأثر عملية الاستقطاب الوظيفي بتحيزات معينة للجنسية، أو العرق أو الجنس، مما يؤثر سلبًا على عدالة اختيار المرشحين الأكثر استحقاقًا، لكن ومع ظهور نظام تتبع المتقدمين أصبح من الممكن تجنب هذه التحيزات بشكل فعال. يتسم هذا النظام بعدم التحيز، حيث يركز بشكل أساسي على تقييم مهارات وخبرات كل متقدم، دون أي تمييز غير عادل كما يلغي النهج التقليدي في اختيار المرشحين الذين ينتمون إلى مجموعات معينة، مما يساهم في تحسين نوعية وفعالية عمليات التوظيف. نظام تتبع المتقدمين هو أحد الإنجازات الرائدة في مجال استقطاب المواهب، إذ يعزز العدالة والشفافية في عملية اختيار الموظفين، مما يساعد الشركات في جذب واختيار الكفاءات الأمثل لتعزيز فرق العمل.

كيف يمكنك اختيار نظام تتبع المتقدمين الأنسب لشركتك؟

قبل اختيار نظام تتبع المتقدمين الأنسب، يجب على الشركة تحديد احتياجاتها وتحديات إدارة الموارد البشرية التي تواجهها في الشركة، وبعد أن يحدد الفريق الأسباب التي تدفعه لاستخدام نظام تتبع المتقدمين، ينبغي لهم أن يُلقوا نظرة على خصائص أنظمة تتبع المتقدمين (ATS) المتاحة، والميزات والقدرات التي يجب توفرها في النظام لضمان تحقيق أقصى قدر من الكفاءة والفعالية في عمليات الاستقطاب الوظيفي، ومن أهم العوامل التي يجب أن تأخذها الشركات بعين الاعتبار قبل اختيار نظام تتبع المتقدمين:

حجم الشركة

يلعب حجم الشركة دورًا كبيرًا في اختيار نظام تتبع المتقدمين المناسب لأن احتياجات الشركة ومتطلباتها تختلف بين الشركات الناشئة والمنشآت الكبيرة، فالمنشآت الكبيرة التي تحتاج إلى استقطاب وظيفي متكرر وبأعداد كبيرة ولديها ميزانية كافية للإنفاق، تحتاج لنظام تتبع للمتقدمين بميزات متقدمة وخيارات تخصيص كبيرة، بما  يمكّنها من إدارة سير العديد من طلبات التوظيف وفرز العديد من السير الذاتية وتقييم آلاف المرشحين، بينما قد تكتفي الشركات الصغيرة بنظام تتبع أساسي وسهل الاستخدام.

حجم التوظيف

حجم التوظيف في الشركة هو أحد العوامل المهمة في اختيار أفضل برامج تتبع المتقدمين فالمنشآت الكبيرة التي يكون لديها وظائف شاغرة بشكل مستمر وبأعداد كبيرة  تحتاج إلى برنامج تتبع للمتقدمين يمكنه التعامل بكفاءة مع كميات كبيرة من البيانات، كما تحتاج أيضًا إلى ميزات التحليل التلقائي للسير الذاتية وتتبع المرشحين والتواصل المركزي ومن خلال البريد الإلكتروني لتسهيل الإجراءات، الأمر الذي قد يكون محدودًا في الشركات الصغيرة.

الميزانية

يمكن أن يكلف نظام تتبع المتقدمين آلاف الدولارات سنويًا، اعتمادًا على الميزات والقدرات المقدمة في البرنامج، وهذا يعد استثمارًا في محله الصحيح إذا كانت الميزات وخيارات التخصيص التي يقدمها البرنامج تنعكس تمامًا على وقت وجهد الفريق، ومع ذلك فإن البحث عن نظام تتبع للمتقدمين بتكلفة مناسبة لميزانية الشركات ومتوافقة مع حاجتها من ميزات البرنامح أمر ضروري.

التكامل مع أنظمة الموارد البشرية الأخرى

من الضروري أن تعرف إذا كان برنامج تتبع المتقدمين يوفر تكاملًا مع أنظمة الموارد البشرية الأخرى، إذ أن إدارة عمليات الاستقطاب الوظيفي المبسطة تمكن المستخدمين من الحصول على البيانات الضرورية للمرشحين والموظفين في منصة واحدة؛ فتكامل نظام تتبع المتقدمين مع أنظمة الموارد البشرية الأخرى، مثل برامج إدارة علاقات المرشحين ونظام تخطيط موارد المؤسسات يسمح بمشاركة البيانات بشكل فعّال ويقلل من احتمالية الأخطاء الناتجة عن إدخال البيانات يدويًا، ويسهم في توفير الوقت وتحسين الكفاءة من خلال أتمتة عمليات التوظيف وإدارة الأداء.

واجهة سهلة الاستخدام

واجهة نظام تتبع المتقدمين المعقدة أو التي لا يسهل استخدامها قد تنعكس سلبًا على جهود فريق الموارد البشرية في استقطاب أفضل الكفاءات، لذا يجب التأكد من أن واجهة نظام تتبع المتقدمين سهلة الاستخدام وتضمن رضا المرشحين، هذا يمكن أن يساعد في تحسين كفاءة إدارة الموارد البشرية، وتقليل وقت وتكلفة التدريب، وتوفير تجارب أفضل للمرشحين.

التقارير والتحليلات

من أهم الميزات التي يجب أن تتوافر في نظام تتبع المتقدمين قبل أن اختياره هو توفير التقارير والتحليلات التي تمكّن فريق التوظيف من جمع البيانات واتخاذ قرارات تعيين أفضل من خلال قياس أداء عملية استقطاب المواهب، وتحديد نقاط القوة والضعف والجوانب التي يمكن تحسينها، وتتبع مصادر أفضل المرشحين، وتقييم الوقت والتكلفة المتعلقة بعملية التوظيف والتركيز على تحسينها.

كيف يمكن لنظام تتبع المتقدمين EVA-REC  أن يساعدك في أتمتة عملية الاستقطاب الوظيفي؟

EVA-REC هو نظام تتبع للمتقدمين حائز على عدة جوائز عالمية تقديرًا لنجاحه النموذجي في تطوير تقنيات تدعم أقسام الموارد البشرية، متماشيًا مع رؤية المملكة العربية السعودية لعام ٢٠٣٠وهو مصمم خصيصًا لمساعدة  الشركات الكبيرة في أتمتة كافة مراحل التوظيف، ويساعدها في العثور على أفضل المواهب وتوظيفها من خلال تكنولوجيا الذكاء الاصطناعي.
ميزات EVA-REC ذات المستوى العالمي تعزز من تعاون أعضاء الفريق، وتمكّن من تبسيط عملية التواصل، وأتمتة المهام الإدارية لقسم الموارد البشرية، ومن أهم هذه الميزات:

• نشر الوظائف على أكثر من ٢٠٠٠ منصة توظيف عالمية: نشر  الشواغر الوظيفية تلقائيًا على الآلاف من مواقع التوظيف العالمية  ووسائل التواصل الاجتماعي وغيرها.
• تكامل مع وكالات التوظيف العالمية: إمكانية دعوة وكالات التوظيف والتكامل معها  لتكون جزءًا من عملية إدارة المواهب الخاصة بك.
• إنشاء خطط سير عمليات مؤتمتة: إنشاء عمليات توظيف مُتخصصة تلبي متطلبات التوظيف الخاصة بك دون قيود.
• إنشاء قاعدة بيانات مركزية للمرشحين: إمكانية الوصول إلى بيانات كل مرشح بسهولة وسرعة ومن مكان واحد.
• صفحة توظيف عصرية  تتناسب مع هويتك التجارية: إنشاء صفحة وظائف مخصصة بتصميم يعبر عن هوية العلامة التجارية دون الحاجة إلى فريق متخصص بالبرمجة.
• أتمتة عمليات الموافقة على طلبات التوظيف في المنشأة: إنشاء خطط سير عمل ومسارات توظيف تضمن الموافقة المؤتمتة على عروض الوظائف، والطلبات وغيرها.
• عملية استقطاب وظيفي مركزية وموحدة في كافة فروع المنشأة: إنشاء نظام موحد لإدارة الموارد البشرية بصورة مركزية، مع إمكانية  إدارة الوظائف الشاغرة حسب متطلبات واحتياجات كل فرع على حد.
• الدعم والتواصل المستمر: ضمان نجاح خطط سير العمل من خلال المحافظة على عملية التواصل الفعالة داخل الأقسام المختلفة للمنشأة.
• خدمة ذاتية للموظفين: تسهيل وصول الموظفين بسرعة إلى الشواغر الوظيفية، وتمكينهم من تتبع الموافقات الخاصة بهم وغيرها الكثير.
• تتبع تأشيرات السفر للمرشحين: استقطاب الكفاءات العالمية وتقليل الصعوبات المرتبطة بالتنقل، ومتابعة إدارة التأشيرات المخصصة لشركتك.
• عمليات استقطاب وظيفي غير محدودة: إنشاء عدد لانهائي من عمليات الاستقطاب الوظيفي لجميع المجالات والتخصصات الممكنة.
• التحقق من بيانات المرشحين بشكل موثوق: تقليل نسبة اختيار المرشحين غير المناسبين للشركة بشكل كبير.

في الختام، يعكس الاهتمام المتزايد بنظام تتبع المتقدمين ATS في المنشآت السعودية التزامها الجاد بتحقيق رؤية ٢٠٣٠ وتطلعاتها نحو إقامة بيئة عمل تنافسية ومستدامة، فهذا النظام يلعب دورًا مهمًا في تبسيط وتنظيم عمليات الاستقطاب الوظيفي، ومع التطورات التقنية واعتماد الذكاء الاصطناعي في هذه الأنظمة، يصبح من السهل على المنشآت السعودية تحقيق أهدافها في استقطاب واختيار الكفاءات الأمثل لتعزيز نجاحها وتحقيق التنمية المستدامة، اطلب عرض توضيحي لمعرفة المزيد.

المؤلف