ما هو نظام تتبع المتقدمين (ATS)؟

في عصر الرقمنة والتطور التكنولوجي السريع، أصبحت إدارة الموارد البشرية تعتمد بشكل متزايد على الحلول التكنولوجية لتيسير العمليات وتعزيز الكفاءة خاصة في عمليات الاستقطاب الوظيفي، حيثُ تُعدّ إدارة طلبات التوظيف وتقييم المرشحين مهمةً شاقة تتطلب وقتًا وجهدًا كبيرين، يعد نظام تتبع المتقدمين  (ATS) أحد هذه الحلول التكنولوجية التي تهدف إلى تسهيل عملية اختيار الموظفين وتحسين تجربة التوظيف للشركات والمتقدمين على حد سواء.

نظام تتبع المتقدمين (ATS) هو برنامج أو تطبيق مصمم لقسم الموارد البشرية في الشركات لإدارة جميع مراحل عملية التوظيف وتتبع المرشحين خلال مختلف المراحل، بدءًا من تلقي طلبات التوظيف إلى تقييم المرشحين وإجراء المقابلات، وصولًا إلى اتّخاذ قرار التعيين ثم التدريب والتأهيل في الأنظمة المتطورة منه،  يُساعد هذا النظام على أتمتة العديد من المهام، مثل فرز السير الذاتية، والتحقق من مؤهلات المرشحين وإرسال رسائل البريد الإلكتروني للمرشحين، وتتبع تقدمهم في مراحل التوظيف بصورة رقمية، حيث يهدف هذا النظام إلى تبسيط عملية إدارة التوظيف وتنظيمها بالاعتماد على التكنولوجيا.

ما هو مبدأ العمل الأساسي لنظام تتبع المتقدمين؟

تشترك أنظمة تتبع المتقدمين بعدد من المهام الأساسية على اختلاف أنواعها:

• نشر إعلانات الوظائف: يقوم النظام بنشر الوظائف الشاغرة عبر منصات الإعلان المختلفة، سواء على مواقع الويب الخاصة بالشركة أو على منصات التوظيف الشهيرة.
• تلقي طلبات التوظيف: يتلقى النظام طلبات التوظيف والسير الذاتية  للمرشحين ويقوم بتنظيمها وتخزينها في قاعدة بيانات مركزية.
• التصفية الأولية: يقوم النظام بتقييم طلبات التوظيف وفقًا للمعايير المحددة مسبقًا من قبل قسم الموارد البشرية، ويقوم بعملية التصفية الأولية لاختيار المرشحين المناسبين للمرحلة التالية.
• التواصل مع المرشحين: يتيح النظام التواصل المباشر مع المرشحين المناسبين، سواء لطلب المزيد من المعلومات أو لترتيب المقابلات الشخصية.
• تتبع التقدم: يوفر النظام ميزة تتبع تقدم المرشحين خلال مراحل التوظيف المختلفة، مما يسمح لقسم الموارد البشرية بمراقبة وتحديث حالة كل مرشح بشكل فعال.
• التقارير والتحليلات: يمكن للنظام إنشاء تقارير وتحليلات مفصلة حول عملية التوظيف، مما يساعد الشركة على تقييم أداء استراتيجيات التوظيف وتحسينها في المستقبل.
• إرسال رسائل البريد الإلكتروني: يُمكن لنظام تتبع المتقدمين إرسال رسائل البريد الإلكتروني للمرشحين تلقائيًا.
• التكامل مع أنظمة أخرى: يُمكن دمج نظام تتبع المتقدمين مع أنظمة أخرى، مثل نظام إدارة علاقات العملاء (CRM).

كيف يمكن اختيار نظام تتبع المتقدمين بشكل مناسب؟

عند اختيار نظام تتبع المتقدمين، يجب مراعاة العديد من العوامل، مثل:

• حجم الشركة واحتياجاتها: تختلف ميزات وقدرات أنظمة تتبع المتقدمين، ويتعلق الاختيار المثالي بحجم الشركة واحتياجاتها الفريدة، إذ ينبغي اختيار نظام يتناسب مع عدد موظفي الشركة ومتطلباتها.
• الميزانية: من الضروري تحديد الميزانية المتاحة قبل اعتماد أي نظام، حيث تتفاوت أسعار أنظمة تتبع المتقدمين بشكل كبير.
• سهولة الاستخدام: يجب أن يكون النظام سهل الاستخدام لمسؤولي التوظيف والمرشحين على حد سواء، لتسهيل عملية التوظيف وتحسين تجربة المرشحين.
• التكامل مع أنظمة أخرى: يجب التأكد من توافر خاصية التكامل مع أنظمة أخرى تستخدمها الشركة، حيث يساهم ذلك في تسهيل عمليات التوظيف وإدارة الموارد البشرية بشكل شامل.

يعد نظام تتبع المتقدمين تطورًا هامًا في مجال إدارة الموارد البشرية، حيث يساهم في تحسين كفاءة وفعالية عمليات التوظيف. بفضل القدرات التحليلية والتنظيمية التي يوفرها، يمكن للشركات تحسين جودة توظيفها وتعزيز تجربة المرشحين بشكل عام، و عند اختيار نظام تتبع المتقدمين يجب مراعاة احتياجات الشركة وميزانيتها وسهولة استخدام النظام.

نوفر لك في معجمنا مجموعة من المفاهيم المتنوعة في عالم الموارد البشرية لمساعدتك في إدارة الموارد البشرية بشكل أفضل وقيادة مميزة لعملية استقطاب المرشحين، استكشفها الآن!

• مفهوم أتمتة الموارد البشرية
• ما المقصود بتكلفة التوظيف وكيف يمكن قياسها؟

المؤلف