نموذج بريد إلكتروني لإنهاء خدمات موظف (Termination Letter)

من المواقف التي قد تبدو صعبة على فريق التوظيف والقادة بالعموم في أي شركة هو إنهاء خدمات موظف ما، واللحظة التي يتوجب فيها إرسال بريد إلكتروني لإنهاء الخدمة من أصعب اللحظات كذلك.
لكن وكأي موقف آخر في عالم الموارد البشرية يمكن التعامل مع هذه الحالة بسلاسة أكثر إذا ما تمت كتابة رسالة إنهاء خدمات بطريقة تنم عن الاحترام والتعاطف ولا تخدش كرامة الموظف.

نوضح لك في هذا النموذج العناصر الأساسية لكتابة بريد إلكتروني لإنهاء خدمات موظف، بطريقة أكثر تعاطفًا.

نموذج إنهاء خدمات موظف

كيف يمكن كتابة بريد إلكتروني لإنهاء خدمات موظف بصورة إنسانية؟

من المهم عند كتابة بريد إلكتروني لإنهاء خدمات موظف مراعاة الوضوح وإبداء التعاطف مع الموظف وشكره على الجهود المبذولة. 

هنا فيما يلي العناصر الأساسية التي يجب تضمينها في كتابة بريد إلكتروني لإنهاء خدمات موظف:

التحية والتبليغ بإنهاء الخدمات

عندما تبدأ بكتابة خطاب إنهاء الخدمة، ستحتاج إلى البدء بالمعلومات الأساسية، بما في ذلك اسم الموظف ومنصبه في الشركة، وإذا كانت الشركة كبيرة ، فقد تحتاج أيضًا إلى ذكر المشرف والقسم التابع له، وهذه المعلومات يمكن تضمينها في البداية.

ابدأ البريد الإلكتروني بتقديم التحية الرسمية الموجهة للموظف مباشرة، ثم ابدأ تبليغ الموظف مباشرة بقرار إنهاء خدماته بوضوح وإيجاز.

تضمين سبب الإنهاء

اذكر سبب اتخاذ الشركة قرار إنهاء خدمات الموظف بشكل موجز يراعي الشفافية والمنطق والوضوح، ومن الضروري أن تحافظ على نبرة محايدة غير سلبية وخالية من تعابير إلقاء اللوم.
لكن وفي بعض الحالات التي تحتاج فيها في الشركة إلى إرسال رسالة بالبريد الإلكتروني إلى باقي الفريق أو القسم بشأن إنهاء خدمات موظف. يمكنك أن لا تدخل في تفاصيل الأسباب الخاصة بالقرار.

ذكر تفاصيل مكافأة نهاية الخدمة

إذا كان للموظف أي تعويضات أو منافع أو مكافآت لنهاية الخدمة فيجب عليك ذكرها بوضوح بطريقة يعرف فيها الموظف مقدار مستحقاته، وفي بعض الأحيان، تكون هذه المكافآت ظرفية أو مشروطة حسب نوع العقد، لذا يجب أن تناقش ذلك.
اذكر بوضوح متى سيتم صرف آخر راتب للموظف الذي تنهي خدماته، مع الإشارة إلى ما إذا كان سيشمل أي تعويضات إضافية مثل أيام الإجازة غير المستخدمة.
بالإضافة إلى مناقشة التفاصيل الخاصة بالتأمين الصحي إذا كانت شركتك تقدم برنامج أو خطط صحية مماثلة تمتد تغطيتها إلى ما بعد عقد العمل.

تضمين أي تفاصيل حول إنهاء خدمات الموظف

تشمل عملية الإنهاء تفاصيل عديدة مثل إعادة بعض الممتلكات والأصول التي انتفع منها الموظف خلال فترة خدمته أو تفاصيل معلومات حول الحسابات الرقمية أو حتى عملية نقل المهام بين الموظفين، لذا يجب ذكر ما تتطلبه الحاجة من هذه المعلومات في البريد الإلكتروني لإنهاء خدمات موظف بشكل واضح وموجز حتى يضمن ذلك أيضًا الحفاظ على حقوق العامل بعد انتهاء عقد العمل أو قبله.

عرض توفير الدعم وإمكانية التواصل والاستفسار

يشير ذلك إلى إلى تحديد وذكر شخص محدد من فريق إدارة الموارد البشرية يمكن الاتصال به في حال الحاجة إلى طلب مزيد من المعلومات أو التوضيحات بعد التبليغ عن إنهاء الخدمات.

لا شك بأن استخدام هذه العناصر وتضمينها في البريد الإلكتروني لإنهاء خدمات موظف يساعدك في الحفاظ على صورى لبقة تعكس ثقافة شركتك والاحترام الذي تتعامل به مع الموظفين.
يفضل أن يكون أسلوبك في البريد الإلكتروني متوازنًا بين الحزم والتعاطف، وذلك لضمان إيصال الرسالة بشكل واضح، مع مراعاة التهذيب دون فقدان الجانب الإنساني بهدف تسهيل عملية الانتقال لكل من الموظف والشركة وضمان سير الأمور بشكل سلس للجانبين.

متى ترسل البريد الإلكتروني لإنهاء خدمات موظف؟

لا يوجد موعد محدد تتبعه الشركات لإرسال البريد الإلكتروني لإنهاء خدمات أحد موظفيها، حيث يختلف ذلك من شركة لأخرى، لكن كل شركة بدورها قادرة على تحديد الوقت المناسب سواء كان ذلك قبل  انتهاء عقد العمل الخاص به أو عند مرحلة التجديد

وغالبًا ولضمان التخفيف من حدة انزعاج الموظف أو توتره ولإتاحة الفرصة أمامه للتعبير عن رأيه، يتبع البريد الإلكتروني لإنهاء خدمات موظف جلسة أو حوار بين الموظف وطرف من الشركة بشكل افتراضي أو وجهًا لوجه. 
كما يجب مراعاة إخبار الموظف وتلقيه إشعارًا بإنهاء خدماته قبل إرسال البريد الإلكتروني بين أعضاء فريق العمل، واختيار التوقيت المناسب لإشعار الموظف يمكن أن يحدث فرقًا كبيرًا في الحفاظ على كرامته.

مواءمة مصالح الشركة بالتواصل الإنساني

تلجأ الشركات عادة لإنهاء خدمات الموظفين لعدة أسباب منها أداؤهم الضعيف، أو بسبب التحديات الاقتصادية التي تواجهها الشركة أو نتيجة لإعادة الهيكلة التنظيمية داخل فريق العمل، لكن الأمر مختلف من جهة الموظف الذي تنهي الشركة خدماته، إذ يترتب عليه مواجهة ضغوطات مالية غير متوقعة وتحديات نفسية وربما يشكل الأمر لديه ثغرة في مسيرته المهنية.

وهنا تكمن أهمية كتابة بريد إلكتروني لإنهاء خدمات موظف بطريقة جيدة، لتخفيف حساسية وحدّة هذه المواقف على الطرفين، إذ يجب أن تكون رسالة إنهاء الخدمات مكتوبة ومعدة بصورة رحيمة تعكس ثقافة الشركة وسمعتها وتراعي نفسية الموظف وتخفف مشاعر الاستياء أو الارتباك.

المؤلف