كيف تُحوّل أتمتة الموارد البشرية عملية تأهيل الموظفين الجدد إلى تجربة استثنائية؟

تخيل موظفًا جديدًا ينضم إلى شركتك، بطاقة كبيرة لبدء العمل، لكن سرعان ما يغرق في كومة من الأوراق والإجراءات الروتينية المُربكة، هل تعاني في شركتك من هذه السيناريوهات التي تعيق بدء الموظفين الجدد بشكل فعال وسلس؟
يُعدّ الترحيب بالموظف الجديد أو تأهيل الموظفين الجدد بشكل شامل عملية حاسمة لضمان اندماجهم مع فريق العمل وتحقيق وإنتاجيتهم على المدى الطويل. وفي ظل العالم المتسارع اليوم، أصبح من الضروري مُواكبة التطورات التكنولوجية لضمان سير العمل بسلاسة وكفاءة. لذا، تقدم أتمتة الموارد البشرية حلولًا ذكية تُمكنك من تحويل عملية تأهيل الموظفين الجدد إلى تجربة سلسة وجذابة.

تتضمن هذه الحلول توفير منصة تفاعلية سهلة الاستخدام وأتمتة المهام المُتكررة، مما يضمن انخراط الموظفين الجدد بسرعة وتعزيز شعورهم بالرضا. بالتالي، ستخلق بيئة عمل مُثمرة تجذب المواهب وتُحفز الإبداع، وتسهم في تحقيق أهداف الشركة بفعالية وفاعلية.في هذا المقال، نشرح أكثر عن عالم أتمتة الموارد البشرية وكيف تساهم في تحسين عملية تأهيل الموظفين الجدد بشكلٍ ملحوظ.

أهم ٦ ميزات يجب توفرها في برامج الالتحاق بالعمل، ودور EVA-BOARD في تحقيقها

يكمن السر في تحقيق هذا النجاح في تجربة تأهيل الموظفين المؤتمتة والمنظمة جيدًا، وهو عامل حاسم في تعزيز الاحتفاظ بالموظفين وخلق جو عمل إيجابي ومُثمرإذ أن آخر الاحصائيات تشير إلى أن تأهيل الموظفين بشكل جيد يؤدي إلى زيادة الاحتفاظ بالموظفين بنسبة ٥٢% و  وإنتاجيتهم بنسبة ٦٠%.
ومع ذلك، فإن إنشاء تجربة تأهيل مميزة يتطلب أنظمة تأهيل متطورة قادرة على التعامل مع تعقيدات ومتطلبات الموارد البشرية الحديثة، وندرج هنا أهم الإيجابيات التي تحدثها أتمتة تأهيل الموظفين بأنظمة الموارد البشرية الحديثة:

خطط وإجراءات مؤتمتة تلقائيًا: لا مزيد من الفوضى بعد الآن!

تعد البداية الإيجابية مهمة محورية في رحلة الموظف، وإدارة سير العمل بشكل مؤتمت عنصرًا حيويًا في تحسين كفاءة عملية التأهيل، وهذا ما تقدمه برامج أتمتة الموارد البشرية المتقدمة في عمليات التأهيل؛ حيث يمكن لأنظمة أتمتة  الموارد البشرية تعيين المهام تلقائيًا للأفراد المعنيين، تحديد المواعيد النهائية، إرسال التذكيرات لضمان عدم تفويت أي خطوة مهمة. هذا يقلل من العبء الإداري على فرق الموارد البشرية ويسمح لهم بالتركيز على المهام  ذات القيمة العالية مع الموظفين الجدد.

برنامج الالتحاق بالعمل EVA-BOARD من شركة إليفاتوس هو مثال مميز على أتمتة الموارد البشرية في مجال تأهيل الموظفين الجدد، حيث تم تصميم هذا البرنامج المتطور لتحويل عمليات التأهيل المعقدة إلى عمليات سلسة وممتعة للموظفين الجدد، مما يوفر أساسًا قويًا لمسيرتهم المهنية داخل شركتك.
يؤكد  EVA-BOARD  على أن مبدأ تجربة التأهيل الجيدة  ليست مفيدة فقط للموظف الجديد بل تثري النظام البيئي التنظيمي بأكمله من خلال:

تبسيط المهام اليدوية، وزيادة الكفاءة

أتمتة نقل التطبيقات ضمن سير العمل

إرسال التذكيرات للحفاظ على المشاركين في المسار الصحيح

ضمان تنفيذ العملية بدقة وثبات

تبسيط سير العمل بإدارة المستندات والتوقيعات الإلكترونية

تُعد إدارة المستندات واحدة من أكثر الجوانب تعقيدًا في عملية التأهيل. تقليديًا، يتعين على الموظفين الجدد ملء العديد من النماذج وتوقيع العقود، مما قد يكون مرهقًا ومضيعة للوقت. تُسهم أتمتة الموارد البشرية في تحويل هذه العملية إلى نظام رقمي بالكامل، حيث يمكن إرسال المستندات إلكترونيًا للموظفين الجدد ليوقعوها بسهولة عبر الإنترنت قبل حتى بدء عملهم، هذا لا يُسرع  فقط من عملية التأهيل ولكنه يقلل من الأخطاء البشرية ويضمن أمان وسهولة الوصول إلى المستندات.

نظام التأهيل المتقدم مثل EVA-BOARD يحدث تحولًا في إدارة المستندات والتوقيعات الإلكترونية، مما يتيح لك إرسال جميع المستندات اللازمة للموظفين الجدد لتوقيعها رقميًا قبل يومهم الأول، تقلل هذه العملية السلسة من الوقت بنسبة ٨٠٪ وكذلك التكاليف المرتبطة بالمهام الإدارية اليدوية.
اعتماد برامج الالتحاق بالعمل مثل EVA-BOARD يعني الابتعاد عن العمليات الورقية القديمة والتحول نحو حل رقمي صديق للبيئة. تُبسط التوقيعات الإلكترونية عملية إكمال النماذج للموظفين الجدد، مما يسرع بشكل كبير من جداول التأهيل ويعزز من أمان وسهولة الوصول إلى المستندات المخزنة.

تحسين التأهيل مع قوائم التحقق القابلة للتخصيص

يمكن لنظم الموارد البشرية المؤتمتة إنشاء قوائم تحقق مخصصة لكل موظف جديد بناءً على دوره وقسمه وموقعه. هذا يضمن أن جميع الخطوات الضرورية يتم تغطيتها دون إغراق الموظف الجديد بالكثير من المعلومات دفعة واحدة. تتيح هذه القوائم المُخصصة تقديم المعلومات بشكل تدريجي ومناسب، مما يسهل على الموظفين الجدد استيعاب المعلومات الهامة بسرعة وكفاءة.

. يتمحور نهج EVA-BOARD حول تيسير تجربة التأهيل، مما يسمح للموظفين الجدد باستيعاب التفاصيل بالسرعة التي تناسبهم، من خلال تقديم المعلومات بشكل تدريجي ومسارات تعلم مخصصة، يضمن أن يتفاعل الموظفون الجدد مع المعلومات الأساسية بفعالية مما يضمن تجربة تأهيل شخصية لكل موظف جديد. سواء كانت مصممة حسب الدور أو القسم أو الموقع، يضمن EVA-BOARD مسارًا شاملاً وبسيطًا للجميع.

تعزيز التنمية من خلال وحدات التعلم الإلكتروني والتدريب

بغض النظر عن كفاءة أو خبرة الفرد في مجال معين، فإن التوجيه أو التدريب قبل بدء دور جديد لا غنى عنه، حيث توفر نظم الموارد البشرية المؤتمتة منصات تعلم إلكترونية تحتوي على وحدات تدريبية تفاعلية تغطي كل شيء من سياسات الشركة إلى المهارات الخاصة بالوظيفة. هذه المنصات ليست متاحة فقط في أي وقت ومن أي مكان، ولكنها أيضًا تتكيف مع أنماط التعلم المختلفة للموظفين الجدد، مما يجعل العملية أكثر جاذبية وفعالية.

هنا تأتي أنظمة التأهيل الذكية مثل EVA-BOARD. فهي تدمج وحدات التعلم الإلكتروني والتدريب الشاملة المصممة لتسهيل تأقلم الموظفين الجدد. توفر هذه المنصات مجموعة واسعة من الموارد، المتاحة في أي وقت، ويجعل هذه المرحلة الانتقالية الحاسمة أكثر سلاسة وإثارة. من خلال تقديم تجارب تعلم تفاعلية وجذابة، يلبي النظام أساليب التعلم المختلفة، مما يضمن أن الموظفين الجدد ليسوا مجرد مستقبلين سلبيين للمعلومات.

وهذه ٦ طرق للحفاظ على تأثير رحلة التعلم خلال عملية التأهيل:

استخدم الاختبارات للتحقق من المعرفة

استخدم السيناريوهات التفاعلية للتدريب

قدم تعليقات فورية للتحسين

امزج الأنشطة الجماعية التعاونية

ادمج مقاطع الفيديو التعليمية

نفّذ الفعاليات لتعزيز التفاعل

تعزيز الأداء من خلال تتبع التقدم والتغذية الراجعة

غالبًا ما يتم تجاهل تتبع تقدم الموظفين الجدد والحصول على ملاحظاتهم لتحسين عملية التأهيلوبدون هذه الخطوة يصعب قياس فعالية برنامج التأهيل لذلك تتيح أنظمة أتمتة  الموارد البشرية جمع التغذية الراجعة من الموظفين الجدد في مراحل مختلفة من عملية التأهيل. يمكن استخدام هذه المعلومات لتحسين العملية باستمرار وضمان تلبية احتياجات الموظفين بشكل فعال. يمكن لتحليلات البيانات المدمجة تتبع تقدم الموظفين وتحديد المناطق التي تحتاج إلى تحسين، مما يساعد في خلق تجربة تأهيل مخصصة وأكثر فعالية..

تُزود هذه الأنظمة المتقدمة، مثل EVA-BOARD، فرق الموارد البشرية والمدراء بقدرة سهلة على تتبع تقدم الموظفين الجدد من خلال تحديد المواعيد النهائية وإرسال التذكيرات التلقائية. يحافظ هذا على اطلاع الجميع، من الموظفين الجدد إلى الفريق الداخلي، ويضمن تفاعلهم الكامل طوال عملية التأهيل. رؤية التقدم في الوقت الحقيقي لا تساعد فقط في إدارة جدول التأهيل بل تعزز أيضًا شعور الإنجاز لدى الموظفين الجدد مع إكمال كل خطوة.

هذا المستوى من التتبع والتغذية الراجعة حاسم لتحديد مجالات التحسين وضمان أن عملية التأهيل لا تفي فقط ولكن تتجاوز التوقعات. من خلال استغلال هذه القدرات، يمكن للشركات ضمان أن برنامج التأهيل الخاص بها هو نظام ديناميكي، مستجيب، ويتكيف مع احتياجات القوى العاملة المتطورة، مما يضع الأساس للنجاح طويل الأمد.

ضمان الامتثال للقوانين والأنظمة

ضمان الامتثال القانوني هو جزء أساسي من عملية تأهيل الموظفين الجدد، حيث يتعين على الشركات التأكد من أن جميع الإجراءات والممارسات تتوافق مع القوانين واللوائح المعمول بها في المنطقة التي تعمل فيها. يتضمن ذلك الامتثال لقوانين العمل، والسلامة والصحة المهنية، وحماية البيانات، وغيرها من القوانين ذات الصلة.

 أتمتة الموارد البشرية تلعب دورًا كبيرًا في ضمان هذا الامتثال بشكل فعال ومنظم يمكن لنظم الأتمتة تتبع جميع المستندات والمتطلبات القانونية، والتأكد من استيفاء جميع الشروط الضرورية، هذا يقلل من مخاطر الوقوع في مشاكل قانونية ويحافظ على سمعة الشركة.

برنامج EVA-BOARD يمتلك ميزة في تحديد القضايا المتعلقة بالامتثال على الفور، مما يمنع المشاكل القانونية المحتملة، من خلال ضمان أن تكون عمليات التأهيل محدثة مع القوانين واللوائح الحالية، يمكن للمنظمات حماية نفسها وموظفيها، حيث تشمل القوانين الحديثة المتعلقة بحماية البيانات مثل اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR) في الاتحاد الأوروبي، متطلبات صارمة حول كيفية جمع ومعالجة وتخزين البيانات الشخصية للموظفين. عدا عن جدولة تدريبات بخصوص هذه التحديثات، وتذكير الموظفين بحضورها، وتسجيل حضورهم، هذا يضمن أن جميع الموظفين قد أكملوا التدريبات المطلوبة وأن الشركة متوافقة مع اللوائح.

 برنامج الالتحاق بالعمل EVA-BOARD، وسيلتك الأفضل لتجربة تأهيل مميزة!

تقليل وقت تأهيل الموظفين الجدد بنسبة ٨٣%

زيادة إنتاجية الموظفين الجدد بنسبة ٦٠٪

تحسين معدل الاحتفاظ بالموظفين بنسبة  +٥٠%

زيادة كبيرة في عائد الاستثمار بنسبة ٣٠٠%

عندما يشعر الموظفون الجدد بالترحيب والدعم منذ البداية، يزيد احتمال بقائهم في الشركة على المدى الطويل. تُسهم الأتمتة في خلق تجربة تأهيل إيجابية، مما يزيد من رضا الموظفين ويعزز من معدلات الاحتفاظ بهم، المختلفة على رضا الموظفين واحتفاظهم لفرق الموارد البشرية تحسين جهودها للحصول على نتائج أفضل.

يعمل برنامج EVA-BOARD، وهو برنامج الإعداد، على تبسيط عملية الانتقال من التوظيف إلى الإعداد. ويتميز بأدوات المشاركة المبكرة، ومركز موارد مركزي، وأتمتة فعالة للعمليات، والتأهيل السريع للوافدين الجدد، والإعداد الجماعي القابل للتخصيص، وتحليلات الإعداد في الوقت الفعلي.

بشكل عام، توفر إليفاتوس حلولًا متقدمة ومتكاملة للشركات التي تسعى إلى تعزيز عملية التوظيف الخاصة بها من خلال وظائف متقدمة تعتمد على الذكاء الاصطناعي، مما يضمن تجربة توظيف تتسم بالفعالية والكفاءة والذكاء التكنولوجي، اطلب عرضًا توضيحيًا مجانًا من إليفاتوس!

المؤلف

Suha Alhabes